Persondatapolitik for medlemmerne i Svømning For Alle

1. indledning, erklæringer og ansvar

1.1 Indledning

EU’s Green Paper for persondataforordningen består af 70 siders lovtekst som trådte i kraft den 25. maj 2018. Et centralt krav er at persondatapolitikken skal være formuleret på en sådan måde at denne er forståelig for almindelige borgere i unionen.
Persondataforordningen er et regelsæt som kan deles op i tre dele:

  1. Informering og accept af indsamling af personlige oplysninger.
  2. Informering og accept af formål ved indsamling.
  3. Informering om medlemmernes rettigheder.

Denne udgave er ikke nødvendigvis endelig, der kan komme ændringer og tilføjelser i takt med at arbejdsmetoder ændres.

1.2 Erklæringer

Microsoft har tilkendegivet overfor Svømning For Alle, at den tjeneste der benyttes (Office 365) overholder EU’s dataforordning fra 25. maj 2018:

https://www.microsoft.com/da-dk/trust-center/privacy/gdpr-overview

Netsite har ligeledes tilkendegivet overfor Svømning For Alle, at den hosting tjeneste der benyttes, overholder EU’s dataforordning fra 25. maj 2018:

https://www.netsite.dk/om-netsite/gdpr/databehandleraftale/

Det betyder at dataudbyderne som Svømning For Alle benytter, har erklæret at de overholder lovgivningen på området.

1.3 Ansvar

Ansvaret for at Svømning for alle, overholder gældende lovgivning er tilknyttet følgende bestyrelsesmedlem:

Overordnet ansvar:

Jens Jakob Helbo Hansen – jakobhansen86@hotmail.com

2 Informering og accept af indsamling af personlige oplysninger

2.1 medlemsdatabasen

Ved opskrivning til ventelisten og senere indmeldelse i Svømning For Alle, indsamles en række oplysninger om elever og forældre. Disse oplysninger betragtes som almindelige personoplysninger. I medlemsdatabasen kan der gemmes følgende kontaktoplysninger om elever og forældre, som knyttes til det elevens medlemsnummer:

Navn, køn, adresse, fødselsdagsdato, E-mail, telefonnummer og medlemsnummer. For hver enkelt elev, er der tilknyttet oplysninger om nuværende og tidligere svømmehold, undervisere samt bedrifter såsom distance og evne til forskellige discipliner. Bemærk ordet kan, medlemmer behøver ikke nødvendigvis at have deres forældrenes personoplysninger stående i medlemsdatabasen. Sidst men ikke mindst, indsamles der fremmødestatistik.

2.2 korrespondancer

Der opbevares informationer fra alle former for samtaler på digital form mellem medlemmer og foreningen dvs. alt fra SMS, E-mail til telefonopkald.

Medlemmerne skal være opmærksomme på potentiel dataindsamling fra udbyderne af korrespondance tjenester. Svømning For Alle videregiver ikke disse oplysninger til 3. parter, men det forhold gælder ikke nødvendigvis de dataudbydere medlemmet måtte anvende. Hvis et medlem fx anvender en Gmail konto til kommunikation mellem sig selv og foreningen, kan indholdet meget vel analyseret og anvendt kommercielle formål af Google uden at foreningen har nogen indflydelse på denne indsamling.

2.3 Transaktionsoplysninger

Ved betaling af medlemskab, indsamles der transaktionsoplysninger, såsom betalings ID, dato og beløb størrelse.

3 Information og accept af formål ved indsamling

3.1 medlemsdatabasen

Navn og køn benyttes til at tiltale medlemmer korrekt. Adresse bruges til identifikation af familie relationer, der benyttes ved holdsammensætningen. Fødselsdato, svømmehold og bedrifter bruges ligeledes til at bestemme evner, således at holdene kan sammensættes på en måde hvorpå medlemmer modtager undervisning med ligesindede. E-mail og telefonnummer benyttes til kontakt ved pludselige ændringer af undervisningen. Oplysninger pågældende elevs underviser bruges til at sikre et kontinuerligt undervisningsforløb, ved medlemskab over flere sæsoner. Fremmøde statistik benyttes til at evaluere undervisernes evner. Disse oplysninger opbevares i op til 6 måneder efter endt medlemskab.

3.2 Korrespondancer

Formålet med opbevaring af disse er at sikre en ensartet kommunikation mellem medlemmer og foreningen. Med over 500 elever pr halvår er det ikke muligt at huske indholdet af korrespondancer i hovedet. Disse oplysninger opbevares i op til 12 måneder efter end medlemskab.

3.3 transaktionsoplysninger

Disse benyttes til at udføre regnskab og administration af foreningens økonomi. Disse oplysninger er ikke omfattet af EU’s persondataforordning og bliver minimum opbevaret i 5 år.

4 medlemmernes rettigheder

4.1 oplysningspligt

Enhver organisation i EU der opbevarer personlige data, har i udgangspunktet pligt til at oplyse den involverede part, hvilke personlige oplysninger der opbevares, med mindre der findes en specifik lovgivning der fritager organisationen for denne pligt. Svømning For Alle er ikke fritaget fra denne pligt, så det er et krav at Svømning For Alle giver informationen der findes i dette dokument til dets medlemmer.

Ligeledes har Svømning For Alle pligt til at oplyse, hvis man agter at videregive personlige oplysninger. Rent juridisk er det dog undtagelsesvist muligt at videregive oplysninger uden vedkommendes accept, hvis det tjener et formål der gavner samfundets interesser, eller i tilfælde hvor Svømning For Alle ved lov, bliver pålagt at videregive oplysninger.

Ønsker en elev, forældre eller værge at benytte de rettigheder som beskrives i afsnit 4, er proceduren den samme ved alle typer rettigheder. Direkte henvendelse til Jens Jakob Helbo Hansen, eller henvendelse til en underviser eller et bestyrelsesmedlem i foreningen.

4.2 indsigtsret

Elever, forældre eller værge har ret til at få indsigt i de oplysninger Svømning For Alle har gemt vedrørende personen eller personerne. Ligeledes har man også ret til at få oplysningerne præsenteret på et forståeligt format. Hvis en elev, forældre eller værge, kræver indsigt i sine oplysninger, har Svømning For Alle 30 dage til at efterleve kravet.

Formatet oplysningerne præsenteres på, vil være en udskrift på almindeligt A4 papir, typisk bestående af et fuld udtræk fra Medlemsdatabasen.

Bemærk at indsigtsretten efterfølgerne ophæves i 6 måneder, startende på dagen, hvor indsigtskravet er efterlevet af Svømning For Alle.

4.3 indsigelsesret ved videregivelse af oplysninger

Elever, forældre eller værge har ret til at gøre indsigelse mod videregivelse af oplysninger Svømning For Alle har gemt vedrørende personerne. I udgangspunktet videregiver Svømning For Alle ikke personlige oplysninger.

4.4 ret til berigtigelse af oplysninger

Elever, forældre eller værge har ret til at kræve, at de oplysninger Svømning For Alle opbevarer, er korrekte. Hvis oplysningerne er forkerte kan det kræves at oplysningerne bliver rettet.

4.5 ret til at blive slettet

Elever, forældre eller værge, har ret til at kræve deres oplysninger slettet. I udgangspunktet er der intet der forhindrer at elever deltager i undervisningen, så længe vi har et fornavn på eleven i medlemsdatabasen og transaktionsinformationer fra betalingen af medlemskab.

4.6 ret til at blive oplyst ved datalækage

Ved datalækage skal alle vedrørte personer, blive informeret senest 72 timer, efter at lækagen er blevet opdaget. Ved sådan en situation, vil Svømning For Alle informere skriftligt via E-mail.

Med til denne ret, er det et krav at Svømning For Alle, oplyser om de mulige konsekvenser, ved en datalækage. I udgangspunktet burde konsekvenserne være minimale i det at Svømning For Alle, primært har ret uinteressante almindelige personoplysninger stående i medlemsdatabasen. Hvis elever, forældre eller værge har en anden holdning til denne risiko, er det muligt at benytte retten til at blive slettet.

4.7 transaktionsoplysninger

Disse er omfattet af anden lovgivning, blandt andet hvidvaskloven og regnskabsloven, og er derfor ikke omfattet EU persondataforordning.

Sidst opdateret og versioner

Denne persondatapolitik (1.0) er gældende fra den 01-11-2020.

Vi forbeholder os ret til at opdatere og ændre nærværende retningslinjer for behandling af personoplysninger. I tilfælde af væsentlige ændringer giver vi dig besked i form af en synlig meddelelse på vores website.

Version 1.0: 01-11-2020 –

Med venlig hilsen

Foreningen Svømning for Alle

Cookiepolitik for svoemforalle.dk

cookiepolitik

I vores Cookiepolitik for vores hjemmeside www.svoemforalle.dk finder du hjælp til at forstå, hvilke data vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem, og hvad vi som dataansvarlig organisation bruger dem til.

Hvis du ikke ønsker, at der indsamles oplysninger af 3. part eller ønsker at tilbagetrække din accept, bør du slette dine cookies (se vejledning) og kun acceptere nødvendige cookies ved næste besøg af hjemmesiden.

1 Cookies, formål og deling med 3. parter

Når du besøger vores website, indsamles der tekniske oplysninger om din browser. Ved klik på ”Accepter”, af vores privatlivspolitik, er du indforstået med hvilke informationer der indsamles, deres formål og hvilke tredjeparter, der har adgang til dem. 

Vores hjemmeside indeholder cookies fra følgende tredjeparter:

  • Google Analytics

Google Analytics bruger vi til at indsamle aggregeret og anonymiseret statistik om tekniske oplysninger og antallet af besøgende på vores hjemmeside. Ved tekniske oplysninger menes her versionen på dit styresystem, browser samt opløsningen på din skærm, samt undersider du besøger. Disse oplysninger bruger vi til at tilpasse udseende og indhold på vores hjemmeside. Bemærk at Google Analytics videresender disse oplysninger til Google, som benytter oplysningerne til personificering og målrettet annoncering.

En teknisk beskrivelse af Google Analytics og cookies kan findes her:

https://developers.google.com/analytics/devguides/collection/analyticsjs/cookie-usage

Det er muligt at slette eller blokere for cookies. Se vejledning.

2 rettigheder

Dine rettigheder gælder indsamling af oplysninger der kan ledes tilbage til dig.

Ved klik på ”Nødvendige” frasiger du at Google Analytics må anvende informationer fra dit besøg på vores hjemmeside til personificering og målrettet annoncering.*

De resterende oplysninger vi indsamler, er udelukkende aggregeret og anonymiseret statistik der ikke kan ledes tilbage til dig. Ret til indsigt, ret til berettigelse, ret til sletning er således ikke teknisk muligt.

Vælger du at Acceptere er dit valg gyldigt i en måned, det samme er gældende, hvis du afviser.

Hvis du ikke ønsker, at der indsamles oplysninger af 3. part eller ønsker at tilbagetrække din accept, bør du slette dine cookies (se vejledning) og kun acceptere nødvendige cookies ved næste besøg af hjemmesiden.

*Frasigelse fra Google Analytics:

For alle personer der benytter Googles browser Chrome (ca. 70% af de samlede besøg), vil et fravalg af Google Analytics på vores hjemmeside, ikke nødvendigvis have nogen effekt i praksis. Ved anvendelse af fx Googles browser Chrome, har du givet Google tilsagn til at denne indsamling finder sted, og beslutningen overtrumfer hvad end du giver tilsagn til på vores hjemmeside. Den eneste forskel er kanalen hvorpå denne indsamling sker.

Hvis du ønsker at begrænse denne indsamling, har vi følgende metode vi kan anbefale:

Denne metode har den store fordel at den også virker for andre hjemmesider end lige præcis vores.

3 beskyttelse af oplsysninger

Vi indsamler ikke personlige oplysninger via vores hjemmeside, og har dermed heller ikke nogen data at opbevare og beskytte. Oplysninger som indsamles via Google Analytics, har vi selv kun adgang til som aggregeret og anonymiseret statistik som opbevares hos Google.

Har du spørgsmål til vores privatlivspolitik, eller måden vi behandler dine personlige oplysninger, som er registreret hos Svømning For Alle, kan du rette personlig henvendelse til ansvarshavende Jens Jakob Helbo Hansen ved mail eller telefon:

jakobhansen86@hotmail.com

+45 28 22 16 95

4 Klager

Du har mulighed for at klage, hvis du ikke mener at vi overholder gældende lovgivning. Denne indgives til Datatilsynet, jf. persondatalovens § 58, stk. 1.

https://www.datatilsynet.dk/generelt-om-databeskyttelse/klage-til-datatilsynet/

Sidst opdateret og versioner

Denne cookiepolitik (1.0) er gældende fra den 01-11-2020.

Vi forbeholder os ret til at opdatere og ændre nærværende retningslinjer for behandling af personoplysninger. I tilfælde af væsentlige ændringer giver vi dig besked i form af en synlig meddelelse på vores website.

Version 1.0: 01-11-2020 –

Med venlig hilsen

Foreningen Svømning for Alle